Det virtuelle kontor – køre din virksomhed hjemmefra

På et tidspunkt i min karriere fandt jeg mig selv Chief Information Officer i en lille nystartet virksomhed, kæmper for at gøre enderne mødes. Vi brændte $50,000.00 til $75,000.00 per måned og ikke helt gør som i * grov * salg.

Vi afhængig af investorer til at finansiere virksomheden og investorerne sværere og sværere at finde. Det lignede, at vores lille forretning ikke var gonna gøre det.

Efter knaser nogle numre, jeg fast besluttet på at vi kunne skære udgifter til mindre end halvdelen, hvis vi vil lade alle, der ikke var afgørende for virksomheden gå og mere vigtigere, lukke kontoret og Kør virksomhed ‘næsten’.

I første omgang ledelsen stejlede over idéen, men jeg fortalte dem, hvordan vi kunne gøre det og viste dem, hvor meget vi kan spare hver måned ved at gøre det. Efter nøje overvejelse de aftalte og vores lille forretning gik ‘virtuelle’.

Efter at give medarbejderne de dårlige nyheder vi lukkede kontoret og hvert medlem af ledelsen tog hjem alle filer, udstyr, osv. Det var mest relevante for deres job. Vi leveret vores ‘kritisk’ medarbejdere med computere, software og udstyr efter behov.

Lige før vi forlod kontoret oprettet vi et virtuelt PBX-telefonsystem. De er tilbudt alle over internettet. Du kan lave en søgning på en af de store søgemaskiner for ‘virtuelle pbx’. Den ene jeg bruger nu er GotVMail.com. Det virker temmelig godt for os og det er meget billigt.

De fleste store virksomheder har automatiseret pbx system disse dage, så ved hjælp af dette system gør os ud som vi ikke har et centralt kontor. Du kan endda opgradere det hvis du foretrækker og bruge en levende person til at besvare telefoner. De er også tilgængelige i rigeligt. Når et opkald er placeret til pbx-systemet, det er sendt til nummeret vi sat op (som for salg, support, Bob Fischer, osv.) Hvis telefonen ikke besvares sender pbx-systemet kald til denne telefon konto talebeskeder. Den bedste ting ved disse pbx systemer er, at de er meget billig. Vi i øjeblikket betaler $35,00 til $75,00 pr. måned, og vi har endda et 800-nummer. Selv om vi alle har telefoner og mobiltelefoner, udgiften ikke nær så højt fordi vores telefoner ikke er konfigureret med telefonselskab som ‘business’ telefoner. Sige det er en virksomhedskonto og månedlige bill Double eller mere.

At have telefonen system dækket vi henvende sig til corporate informationsfilen system.

At være CIO tog jeg alle serverne og Internet connectivity udstyr hjem. Jeg oprettet en passende internetforbindelse til mit hus (igen, ikke-business) og løb alle vores Inter computernetværk og vores hjemmeside over internettet fra mit hjem. Vi konfigurere en VPN (en sikker) forbindelse mellem vores computere over internettet så vi kunne se dem alle, ligesom vi kan hvis vi var i et kontor. Sikret telefonbøger på enhver computer var beskyttet ligesom de ville være i et kontor. For en ‘central’ filserver oprettet jeg en FTP (File Transfer) websted på vores filserver. Igen det var fuldt beskyttet mod ubudne gæster, men alle vores folk kunne adgang den centrale fil ordning lige så let, som hvis vi var i et kontor.

Hvad angår interoffice kommunikation, var vi stadig brugte telefoner og e-mail en masse som vi gjorde ofte i kontoret alligevel. For møder vi kunne bruge ‘virtuelle møde’ software, men vi fandt, at vi meget foretrak at bare møde på en restaurant og nyde en (selskab udgiftsføres) bid at spise.

Nu vores lille forretning kører fuldt virtuelle. Alle arbejdede hjemmefra og I øvrigt * kærlig * det. Snart efter var vi på vej kørte vi ind i en grim problem. Vi lærte, at vores medarbejdere (de kritiske dem, som vi stærkt afhængig) fandt det alt for fristende at se TV eller håndtere indenlandske anliggender (der hjemme) i stedet for virkelig at afsætte den tid, vi betalte dem for at arbejde for os. Gradvist fik det så at nogen levende person (næsten) nogensinde ville besvare vores telefoner. Vores klienter var ikke bliver taget hånd om. Salget faldende (der allerede var et problem). Vi (jeg) begyndte at tænke at jeg havde lavet en fejl og at dette ikke ville arbejde.

Vi havde en udøvende møde om problemet og fast besluttet på at vi havde et valg: løse problemet eller lukke vores døre. Vi har besluttet at vi ville gøre vores bedste til at løse problemet.

Det første vi gjorde var holde en corporate møde (og behandlet alle til frokost) og forklare vores problem for vores medarbejdere. Vi fortalte dem blankt, at hvis det ikke gjorde stoppe de ville miste deres job.

Den anden ting vi gjorde var at omstrukturere medarbejder løn. Lønninger gik * måde * ned men blev subsidieret med løn baseret på produktion. Det var lidt tættere på at stykke arbejde. Fokus var ikke på hvor lang tid de arbejdede, men mere på hvor meget de fik gjort.

Hertil kommer, at udviklet vi software til at overvåge deres arbejde. For hvert lille stykke arbejde de gjorde havde de til at kontrollere en boks eller klikke på en knap på computeren for at markere, at det blev gjort. Hvis de ikke gjorde de ikke bliver betalt for det. Selvfølgelig havde vi jævnligt kontrollere for at sikre de var ikke lyver og for det meste de var ærlig om det. Nogle gange mere detaljerede oplysninger var nødvendig som at vælge klient fra en drop ned eller vælge bestemte tjenester, der blev leveret. Lang historie kort, de skulle optage hver del af deres arbejde til vores database for at blive betalt.

Vi udviklet rapporter for hver af vores medarbejderes arbejde, så vi kunne nøje overvåge dem. Vi gjorde nogle rapporter tilgængelige til alle vores medarbejdere og nogle findes kun til bestemte medarbejdere. For eksempel kan vores serviceteam altid se hvad hinanden opstilling. Vores salgsteam har altid vidst, hvem sælger hvad (med oplysninger restriktioner som kundenavne, osv.). Vi oprette ‘senior’ medarbejdere at overvåge deres underordnede (især om talebeskeder sørge for telefonerne var at få besvaret) så vi havde en ‘virtuelle vejleder’ system på plads.

Så vi vidste, vores medarbejdere vidste og vidste at vi vidste hvad de gjorde på alle tidspunkter. Sure, ligesom enhver virksomhed, vi havde at lade et par gå og genansætte men for det meste det virkede * meget * godt. Vores salg og operationer var meget bedre end det var engang da vi var på kontoret. Alle var ansvarlig for hele virksomheden for deres handlinger. Gode arbejde blev belønnet (for det meste med penge men også med kampagner) og dårlige (eller mangel) arbejde blev straffet (undertiden med tabet af deres fantastiske arbejde hjemme job).

Denne lille opstart selskab er stadig i erhvervslivet og stadig kæmper langs. Jeg sætter spørgsmålstegn ved den overordnede forretningsplan af firmaet, men Gerningernes virtuelle kontorer * store *; meget bedre selv end jeg oprindeligt havde forventet det til.

Siden da har jeg bemærket, at en masse virksomheder er begyndt at lade medarbejdere arbejde hjemme. Jeg har en ven der arbejder for en virksomhed, store “midlertidige personale”. Hun plejede at gå ind på kontoret hver arbejdsdag. Hun arbejder nu hjemme på fuld tid.

Med den teknologi, der er tilgængelige i dag er det absolut muligt, i mange tilfælde endda praktisk at køre en virksomhed ‘næsten’, der er uden et centralt kontor.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *